社内プレゼン一発OK! 「A4一枚」から始める最速の資料作成術

稲葉崇志さん 【社内プレゼン一発OK! 「A4一枚」から始める最速の資料作成術】

資料作成に苦労していませんか?

社内会議でのプレゼン資料、上司への提案資料などビジネスパーソンにとっては、資料作成は社内業務の1つになっています。

働き方改革によって残業削減が叫ばれる中、時間をかけずに仕事をしないといけないのが現状。資料作成って時間がかかるんですよね。

 

「面倒な資料作成をパパッと終わらせたい」
「プレゼン資料で上司からの評価を上げて出世したい」

 

こんなことを思っている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、『社内プレゼン一発OK! 「A4一枚」から始める最速の資料作成術』という本をご紹介します。



著者の稲葉崇志さんは、NTTグループやIBMで仕事をした経験がある組織人事コンサルタント。稟議組織で数々の資料を作ってきた経験から、「A4一枚資料」のスタイルを身につけたと言います。

 

そんな資料作成のプロが紹介する「つくりやすく、わかりやすい資料作成術」を身につけて、仕事の成果を上げてみませんか?
最短の時間で、最高の成果を得るためにスキルが身につくかもしれません。

 

A4一枚にする理由

presentation

A4一枚が資料には最適です。
なぜなら、「つくりやすく」=作成者の負担を減らし、「わかりやすい」=読み手の負担を減らすからです。
企業内では様々な資料が作られていますよね。議事録や日報、企画提案書など。多くの資料の中で、長々と書かれた資料は作り手も大変だし、読み手も読む気になりません。求められるのは、「わかりやすい資料」なのです。
たとえば、トヨタやアマゾンなど大企業でも「紙一枚」の資料を提唱しています。
A4一枚にまとめられている資料が、読み手と作り手のどちらにとっても理想的と言えるでしょう。

 

良い資料は「シンプルな資料」

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皆さんの疑問の1つに、「正確な資料」と「シンプルな資料」どちらがいいのか?というのがあると思います。著者の稲葉氏は、「シンプルな資料」が良いと言います。

 

現実にはどのような資料を用意しようとも、「情報が足りない」と言う人、「細かすぎてポイントがわからない」と言う人、いずれからの指摘があるのが常です。ならば相手の関心を得るための「シンプルな資料」を用意すべきというのが私の結論です。
P33

多くの人が、「これも大事!あれも必要!」などと不要な情報を詰め込みすぎて、結局「何が言いたいの?」のようになっているのではないでしょうか。資料の目的は、相手に必要なことを伝え、行動してもらうこと。勇気を持って必要な情報だけを伝える「シンプルな資料」を作ることを心がけましょう。

 

A4一枚にまとめる3つのステップ

A4一枚の資料を作成するには、以下の3つのステップが大事です。

①ドラフト(設計書)
②サマリー(まとめ)
③詳細資料

①資料作成前にドラフト(設計書)を作る

Document

いきなりA4一枚の資料を作ろうとしてはいけません。資料を作成する前やることは、ドラフト(設計書)を作ることです。
なぜなら「考える作業」をつくり、方向性を決定し、目的やゴールを正しく認識するためです。
では、実際にどうやって作っていけばいいのでしょうか。明確のする要素は、3つです。

・資料の位置づけ
・使用シーン、作成フォーマット
・資料の内容

特に重要なのは、①資料の位置付けの「目的」「ターゲット」「メッセージ」

 

ドラフト(設計書)の3要素

 

①資料の位置づけ
〜目的〜
→読み手に何をしてほしいのか
〜ターゲット〜
→「誰に」対する資料か、「どこで」使う資料か
〜メッセージ〜
→何を伝えたいのか

②使用シーン、作成フォーマット
〜使用シーン〜
→どこで、どんな場面で、どれくらいの時間で
〜作成フォーマット〜
→パワーポイントA4一枚

③資料の内容
→作成する資料の内容を箇条書きで書き出す

 

 

作るときのポイントは、見栄えの良さは気にせずに、スピード重視で仕上げること。資料作成の指示があれば、真っ先に早く作ることが重要です。

 

②サマリーの作り方

ドラフトが作成し終えました。次にやるのは、サマリー(まとめ)です。
サマリーを作ることで、資料の目的・相手が欲している情報を正確に伝えることができます。つまり、上司からの指示・意図から外れないために作るのです。
作り方は、以下の6つの要素を意識しましょう。

 

・背景
→どのような問題が起きているか

・目的
→何をすべきか

・提案
→何ができるのか

・スケジュール
→どのように進めるのか

・体制
→実行にあたって十分な能力があるか

・課題
→クリアしなくてはいけないことは何か

 

 

作成時のポイントは、ギリギリまで伝えたいことを絞り込むこと。考えに考え抜いたことを資料にすることで、もっとも大切なことにフォーカスでき、読み手に「伝わる」資料になるでしょう。

③詳細資料

詳細資料は、必要がある場合にのみつくります。
著者の稲葉氏は、資料は基本的に「A4一枚」のサマリー(まとめ)で十分だと言います。これこそが「シンプル」で読み手にとっても「わかりやすい」資料だからです。

とはいえ、場合によって詳細な資料が求められることがあります。
この場合には、サマリー(まとめ)を中心に補足資料を追加してつくります。

本書では、シンプルでわかりやすい最小限の資料構成のつくり方を紹介しています。

著者情報:稲葉崇志

稲葉崇志さん

組織人事コンサルタント、株式会社メイクセンス代表取締役。NTTドコモや日本IBMなどで、モバイル通信技術を利用した情報システムの提案や導入に携わる。NTTデータ経営研究所では民間企業に対する情報戦略や組織戦略領域のコンサルティングをリードする。現在は、人材教育や制度改革のコンサルティングなど、組織人事領域から企業の支援に取り組んでいる。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。最後に本書をまとめておきます。

 

A4一枚にする理由
作り手と読み手の負担を減らし、わかりやすい資料にするため

 

良い資料の条件
「正確な資料」ではなく、「シンプルな資料」。読み手に行動してもらうという資料の目的を達成できるのが良い資料
A4一枚にまとめる3ステップ
①ドラフト(設計書)
②サマリー(まとめ)
③詳細資料

 

 

資料を作るというのは、意外と学んだ経験がない人が多いと思います。毎回、「どうやって作ろうかなぁ」っと悩んでいたり、我流で資料を作っていたり、するのは非効率的です。この本では、具体的な資料作成の方法を、図示されていたり、わかりやすく説明してくれています。

・資料を作る経験が少ない
・これからプレゼンが多くなりそう

こんな人には参考になる教科書と言える本です。

ぜひ一読してみてください!

詳細は、こちらから

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